Excel es una de las herramientas más utilizadas en todo tipo de empresas, y lo ha sido desde que los sistemas operativos Windows empezaron a posicionarse en el mercado de software mundial. Ahora, con el ánimo de satisfacer las necesidades actuales de los usuarios, Microsoft planea incorporar a la herramienta funcionalidades con las que pretende hacerla más inteligente.
Entre dichas funcionalidades destaca la “New Data Types”, un programa que comprende mejor la información de tus hojas de cálculo para luego extraer de Internet datos que permitan completarla y optimizar los resultados finales.
En la práctica, esto se traduce en la posibilidad, por ejemplo, de crear una lista de compañías y utilizar la Inteligencia Artificial de Excel para obtener -de Microsoft Bing API- datos de stock y capitalización de mercado de cada una de las empresas del listado. O también hacer una tabla de ciudades y extraer de APIs de terceros información relacionada con su población, geografía, demografía.
Por otra parte, también se incorporará a Excel la funcionalidad “Insights”: una herramienta que extraerá automáticamente de las hojas de cálculo los datos más interesantes para su análisis y visualización. Un servicio muy similar al de Power BI, capaz de centralizar en combinaciones, gráficos y tablas dinámicas la información más relevante de tu documento.
La amenaza del sistema web a la medida
A pesar de lo anterior, el cada día más inteligente Excel se ve amenazado por el sistema web a la medida. Excel no facilita el trabajo colaborativo, principalmente en las áreas de marketing, ventas, negocios o finanzas, lo que provoca que el resultado no sea el más óptimo, esto porque la herramienta no está diseñada para conciliar varias versiones de una misma hoja de cálculo ni para evitar fallas cuando se realizan cambios.
De hecho, 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen fallas asociadas al ingreso manual de datos y a la copia de importes incorrectos. Y, en cierta forma, la mayoría de los desastres que ocurren al utilizar Excel involucran grandes hojas de cálculo que se han agregado continuamente hasta que se salen de control del administrador y no tienen ningún orden ni diseño lógico.
La misma facilidad con que se maneja Excel deriva en que los usuarios creen modelos cada vez más complejos, repletos de fórmulas aquí y allá, que hacen que un proyecto se convierta en un enorme compilado de hojas de cálculo que apenas se pueden ejecutar y donde un mínimo error de digitación puede significar una debacle en todo el archivo.
En este sentido, Excel es ineficiente para trabajar con grandes volúmenes de información y en forma colaborativa, características propias de la gestión administrativa moderna. Por esa razón las empresas están migrado hacia un sistema web a la medida que:
- Satisfaga sus necesidades específicas.
- Facilite el trabajo colaborativo.
- Garantice seguridad y precisión al manipular volúmenes considerables de datos.
- Permita la automatización de algunos procesos relacionados con el ingreso, gestión y análisis de datos.
Lo mejor de estos desarrollos es que viven en la nube y pueden operarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, suelen ser compatibles con los diferentes sistemas operativos presentes en el mercado, por tanto, su implementación no requiere actualizar el hardware o software de la empresa, a menos de que sean completamente anticuados.
Al parecer, ha llegado la hora de renovar la forma en la que se procesan los datos clave de tu organización y de dejar atrás Excel, en pos de apostar por la innovación tecnológica que ofrecen las soluciones a la medida hospedadas en la web.