En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, realizar la transformación digital de tu empresa es esencial para que mantengas su competitividad.
Se trata de aprovechar las tecnologías para fomentar tu productividad, aumentar el valor que aportas al cliente y personalizar la interacción con él para impulsar su satisfacción.
Estos son los elementos que te permitirán destacar entre tu competencia, incrementar tus ventas y elevar tu rentabilidad.
Razones para digitalizar
Dejar atrás el papel y adoptar la digitalización cobra urgencia cuando consideras estas razones:
- El enorme volumen de datos que generan las interacciones comerciales debe ser procesado de forma segura y analizado con rapidez para aprovechar su valor en el mejoramiento de los procesos dentro de la empresa y en la atención al cliente.
- La eficiencia que aportan los procesos digitales permite mayor velocidad y elimina los errores, lo cual contribuye a la productividad de tu negocio.
- La realización de tareas de manera digital ahorra no solo tiempo al personal, sino también dinero en insumos y en el espacio de almacenamiento de archivos en papel y su manejo.
- Es más seguro mantener la información referente a los clientes o a la propia actividad empresarial en un entorno digital encriptado que en archivos de papel que pueden traspapelarse, que pueden ser destruidos en un evento fortuito o caer en manos equivocadas.
- Las herramientas digitales permiten llevar un registro de las interacciones con el cliente y realizar un análisis de datos para conocerlo a fondo y personalizar su experiencia de compra con tu empresa, mejorando la atención que se le presta.
- La huella digital que deja el procesamiento y manejo de la información hace posible cumplir con las leyes sobre la privacidad de los clientes y llevar un registro de la cadena de custodia de los documentos almacenados.
- La eliminación del papel contribuye al cuidado del medio ambiente y puede convertirse en un elemento que dé confianza a los clientes sobre la responsabilidad social de tu empresa.
Qué procesos cambiar y cómo
Cada empresa es diferente; lo que se puede digitalizar, y en qué orden, depende de un análisis profundo de sus actividades y necesidades. El desarrollo de un software a la medida podría ser una solución que se adapte al presupuesto de la empresa y se implemente paulatinamente conforme se da la transición digital.
Los ejemplos de los procesos en que es útil la implementación de la digitalización incluyen:
- Introducir formularios digitales en línea para ciertos procesos o trámites que los usuarios y clientes puedan rellenar fácilmente gracias a los campos personalizados y que sean enviados a tu empresa de inmediato.
- Recibir mediante correo electrónico las comunicaciones de los clientes o, si llegaran en papel, escanearlas para crear archivos digitales que puedan transferirse a los departamentos correspondientes.
- En instituciones educativas, es posible automatizar el proceso de inscripción y registro, la transferencia de materiales en formato digital o PDF e incluso la impartición remota de clases.
- En logística, se pueden identificar los insumos y productos con etiquetas electrónicas o escaneables que proporcionen la información necesaria para mejorar el control de inventarios y el flujo de mercancías a lo largo de la cadena de suministro.
- En la banca, un sitio web seguro y las aplicaciones móviles mejoran la experiencia del cliente, digitalizando por completo los servicios financieros.
Herramientas disponibles para la digitalización
Para darte una idea de cómo digitalizar procesos en tu empresa es útil que investigues los sistemas web para pymes que están disponibles y pueden ayudarte a mejorar tu productividad y eficiencia.
Las herramientas varían según sus funcionalidades y las tareas que realizan, entre los más conocidos están:
- Trello, para organizar tareas y optimizar el uso de recursos y la coordinación de esfuerzos del equipo de trabajo.
- Google Drive, para almacenar archivos en la nube y facilitar el trabajo colaborativo.
- Expensify, para automatizar el registro de gastos, la presentación de comprobantes y la elaboración de reportes.
- ly y Canva, para la creación de contenidos visuales para sitios web, correos electrónicos y plataformas sociales.
- Hootsuite y SocialClout, para la gestión de redes sociales y la creación y ejecución de campañas digitales.
Hay versiones gratuitas y de pago, lo importante es que se adecuen a todas tus necesidades y que su uso resulte en una mejor productividad y rentabilidad para tu empresa; sin embargo, para lograrlo tal vez sea necesario adquirir varios tipos de software que podrían no ser compatibles entre sí. Realizar una inversión sin conocer previamente su correcta integración representaría entonces un gran costo para tu empresa.
Por qué elegir la alternativa de un software a la medida
De ahí la importancia del desarrollo de software a la medida para pymes como una forma de implementar proyectos adecuados y escalables para tus procesos.
Cuando las actividades y tareas a digitalizar son demasiado grandes, lo ideal es implementar la digitalización por fases y por proyectos para validar su efectividad sobre la marcha y hacer los ajustes necesarios.
También es una forma de detectar los retos en su adopción y de buscar las mejores soluciones, en el entendido de que la transformación digital solo tendrá éxito si hay disposición para el cambio y este resulta útil y fácil para las partes interesadas.
Debes tomar en cuenta de qué manera la digitalización agilizará las labores del personal de cada departamento para poder comunicar adecuadamente esos beneficios y encontrar menos resistencia al cambio.
Las ventajas del software a la medida incluyen que las soluciones tecnológicas que aporta correspondan con precisión a las tareas que realizan tus equipos de trabajo, garantizando que realmente sean funcionales y que puedan ser adoptados al ritmo que la empresa lo requiera.
Una vez que tu empresa comience a gestionar sus tareas de forma digital, podrás pasar a la siguiente fase de analizar los flujos de los procesos exclusivos y buscar el desarrollo personalizado de un sistema que se ajuste a las características operativas y las necesidades estratégicas de tu negocio.
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