La automatización de procesos hace referencia a una solución tecnológica que permite optimizar las tareas, recursos y operaciones internas que componen el flujo de trabajo de una organización. Para su implementación, es necesario dividir el procedimiento en cuatro etapas:
- Realización de un mapa de los procesos de la empresa: identificación de puntos débiles y flujos de trabajo que se beneficiarían de la automatización.
- Definición de objetivos: optimizar los procesos de mayor impacto, siempre atendiendo a las metas del plan estratégico del negocio.
- Identificación de jugadores clave: descripción de los colaboradores clave en cada departamento e identificación de sus tareas específicas en relación con el flujo de trabajo general. En este punto es importante que cada uno de ellos sea consciente de su papel en el proceso.
- Diseño y desarrollo de la solución: con fundamento en lo anterior, se diseña y desarrolla el sistema de automatización.
Dicha automatización potencia considerablemente la calidad, velocidad y coordinación de cada una de las tareas que componen el flujo de trabajo, incrementando la productividad del negocio y reduciendo los costos de operación y administración entre un 40 y 60%.
La automatización es imprescindible
Los expertos coinciden en que la automatización es sinónimo de productividad, eficiencia y competitividad. Además, tal procedimiento deriva en cinco factores cruciales para cualquier tipo de empresa:
- La participación de los colaboradores se define con fundamento en un modelo de roles y flujos de trabajo que permiten la definición de las actividades. Por lo tanto, la información correspondiente está documentada y a disposición de todos los implicados, incrementando la productividad personal.
- Minimiza costos, debido a que los procesos son más ágiles y están orientados a que las tareas se lleven a cabo en el momento correcto y por trabajadores específicos.
- Evita tareas repetitivas y reduce el porcentaje de errores humanos.
- El administrador tiene acceso en tiempo real a datos del estado de cada uno de los procesos, lo que se traduce en la posibilidad de identificar sobre la marcha obstáculos, limitaciones de recursos y oportunidades para su optimización y la toma de decisiones acertadas.
Es común considerar que automatizar procedimientos es una necesidad únicamente de las grandes organizaciones. Sin embargo, las pymes que no alcancen la madurez digital serán incapaces de participar en las nuevas oportunidades de negocio y, en ello, la automatización de procesos es una arista imprescindible.
De hecho, los expertos afirman que es fundamental para el desarrollo de la pequeña y mediana empresa pues, según datos de la Comisión Europea, aquellas que adoptan nuevas tecnologías tienen una tasa de crecimiento de un 15% más alta, y 22% más de ingresos que las que no lo hacen.
Si bien es cierto que el costo asociado a la tecnología de automatización es percibido como alto, hay varias soluciones rentables y asequibles a cualquier tipo de negocio. Además, el aumento de productividad que conllevan se traduce en un ahorro importante de capital en el mediano y largo plazo.
En síntesis, la automatización de procesos para Pymes es accesible e indispensable para mantenerse en el mercado. Lo que debes hacer a la hora de implementar una solución de este tipo es dejar su desarrollo en manos de expertos en programación de softwares a la medida, como Neurik.
En Neurik encontrarás la asesoría necesaria en la definición de los procesos estratégicos del negocio y la mejor manera de automatizarlos con el presupuesto que tengas para el desarrollo. Además, te apoyarán en la capacitación del personal una vez terminada la solución.